Mehrere Bürosachbearbeiter*innen (m/w/d) - DAI
Stellenangebot
Das Deutsche Archäologische Institut (DAI) ist eine weltweit führende Forschungseinrichtung
im Bereich der Archäologie und Altertumswissenschaften. Es ist dem Auswärtigen Amt, einer
obersten Bundesbehörde, nachgeordnet und leistet an seinen insgesamt 20 Standorten
europa- und weltweit einen wichtigen Beitrag zum Schutz und Erhalt sowie zur Vermittlung von
kulturellem Erbe. Sie finden uns im Internet unter http://www.dainst.org.
Zur Unterstützung unseres Verwaltungsteams für die Zentrale Hauptverwaltung in Berlin
(Arbeitsbereiche Personal, Haushalt und Innerer Dienst) sowie für die örtlichen
Verwaltungsleitungen in Berlin und Bonn suchen wir kurzfristig
mehrere Bürosachbearbeiter*innen (m/w/d)
(Kennziffer 22/2024)
in Voll- oder Teilzeit als Tarifbeschäftigte*r im Rahmen eines unbefristeten Beschäftigungs-
verhältnisses. Das Entgelt richtet sich in Abhängigkeit von den persönlichen Voraussetzungen
und des Aufgabenbereichs von Entgeltgruppe 6 bis Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund. Bei
Tarifbeschäftigten des Bundes ist zunächst eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung zum
DAI vorgesehen.
Unsere Verwaltung verfügt über vielfältige, verantwortungs- und anspruchsvolle
Arbeitsbereiche.
Bürosachbearbeitung im Personalbereich:
• Mitwirkung bei der Personalgewinnung durch Bearbeitung von standardisierten
Stellenausschreibungsverfahren
• unterstützende Mitarbeit in der Personalverwaltung von der Einstellung bis zum
Ruhestand/Renteneintritt für Beamt*innen und Tarifbeschäftigte einschließlich der
erforderlichen Datenerfassung und -Pflege in EPOS (perspektivisch PVS+)
• Mitwirkung bei der Erstellung von Statistiken
• Unterstützende Mitarbeit im Fortbildungsmanagement
Bürosachbearbeitung im Inneren Dienst:
• Unterstützung bei Beschaffungs- und Vergabeangelegenheiten
• Zahlungsverkehr und Buchführung sowie Rechnungsprüfung, Bearbeitung von
zahlungsbegründenden Unterlagen
• Datenpflege und Mitarbeit bei Inventarisierung und Inventur
Bürosachbearbeitung im Referat Finanzen (Haushalt/ Fördermittel):
• Zahlungsverkehr und Buchführung: Erstellen von Kassenanordnungen mittels SAP
• Einnahmebuchhaltung im HKR-Verfahren, Forderungsmanagement
• Rechnungsprüfung, Bearbeitung von zahlungsbegründenden Unterlagen
• Bearbeitung von Betriebsmittel-, Projekt- und Grabungsabrechnungen
• Abgleich von Konten (HKR/SAP/Betriebsmittel)
• Prüfen von Monatsabrechnungen
• Führen/Pflege/Erstellen und Auswerten von Statistiken und Datenbanken
• Bearbeitung von Fördermittelangelegenheiten, insbesondere Antragsverwaltung,
Anlage und Archivierung von Projekten, Budgetüberwachung der einzelnen Projekte,
Mittelanforderungen, Mithilfe bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen
Bürosachbearbeitung in der örtlichen Verwaltung der Abteilungen Orient und Eurasien
in Berlin:
• Unterstützung der örtlichen Verwaltungsleitung bei der Erledigung allgemeiner
Verwaltungsaufgaben für die Orient- und die Eurasien-Abteilung sowie der
dazugehörenden Außenstellen, insbes.:
• Zahlungsverkehr und Rechnungsprüfung, Bearbeitung von zahlungsbegründenden
Unterlagen
• Überwachung der Inventarisierung der Außenstellen
• Datenpflege in elektronischer Zeiterfassung Interflex
Bürosachbearbeitung in der örtlichen Verwaltung der Kommission für Archäologie
Außereuropäischer Kulturen (KAAK) in Bonn:
• Unterstützung der örtlichen Verwaltungsleitung bei der Erledigung allgemeiner
Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung bei Beschaffungs- und Vergabeangelegenheiten
• Datenpflege in elektronischer Zeiterfassung
• Datenpflege und Mitarbeit bei Inventarisierung und Inventur
• Buchungen Bahn / Flug über Travel Management Bund-OBE
• Betreuung der Pforte, Telefonzentrale einschließlich Poststelle
• Kleinere Hausmeistertätigkeiten
Die Beschreibung der Aufgabengebiete ist nicht abschließend und kann aufgrund von
Veränderungen der dienstlichen Erfordernisse angepasst werden.
Anforderungsprofil
Vorausgesetzt werden:
• die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst in der allgemeinen
Verwaltung oder eine abgeschlossene Berufsausbildung als
Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung
Bürokaufmann/-frau, Fachangestellte*r oder Kauffmann/-frau für Büromanagement)
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedsstaates der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Bewerbung für KAAK)
Erwünscht sind:
• sicherer Umgang mit den Anwendungen des Microsoft Office-Pakets
• SAP-Anwendungskenntnisse
Sie bringen das Interesse für eine Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft und
Verwaltung mit einem internationalen Umfeld in einer kulturwissenschaftlich geprägten
Forschungsinstitution mit. Sie arbeiten zuverlässig, fachlich fundiert, lösungs- und
dienstleistungsorientiert und haben ein sicheres und freundliches Auftreten.
Von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des DAI wird eine ausgeprägte Antidiskriminierungs-
und Gleichstellungsorientierung erwartet. Sie besitzen daher interkulturelle Kompetenz und
verstehen es, mit Menschen unterschiedlicher Sprache und Herkunft zu kommunizieren und
zu interagieren.
Mit Ihrer Bewerbung setzen wir Ihre Bereitschaft voraus, sich in neue IT-Fachanwendungen
einzuarbeiten und Fortbildungen wahrzunehmen.
Ihre Vorteile:
Kulturnahe und abwechslungsreiche Aufgaben
Sie arbeiten in einer national wie international hoch angesehenen Forschungseinrichtung, die
die weltweite Forschung und Nachwuchsförderung, den Schutz von kulturellem Erbe sowie die
kulturelle Verständigung und Zusammenarbeit zum Ziel hat. Die Zentrale Hauptverwaltung
unterstützt die wissenschaftliche Arbeit durch vielfältige Aufgaben in den Bereichen Finanzen,
Personal, Organisation und Innerer Dienst. Bei Interesse und fachlicher Eignung bieten wir
Ihnen an, Sie während Ihrer mehrjährigen Beschäftigungszeit bei uns auch in anderen
Aufgabenbereichen, wie zum Beispiel an einer Zweiganstalt im Inland oder Ausland,
einzusetzen.
Arbeitsplatzsicherheit
Ihr Beschäftigungsverhältnis ist bei uns sicher, auch in Krisenzeiten.
Flexibles und familienfreundliches Umfeld
Wir sind ein familienfreundlicher Arbeitgeber und ermöglichen ein zeit- und ortsflexibles
Arbeiten (Teilzeit-/Gleitzeit-/Mobilarbeit). In diesem Zusammenhang bieten wir Ihnen z.B. eine
Rahmenarbeitszeit von 06.00 Uhr bis 22.00 Uhr, Stundenausgleich durch Gleittage an. Zur
besseren Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf stellen wir unseren Beschäftigten
kostenlos einen Familienservice zur Verfügung, der Beratungs- und Vermittlungsleistungen
erbringt.
Motivierendes Arbeitsumfeld
Wir arbeiten respekt- und vertrauensvoll zusammen, fördern Eigeninitiative und geben Raum
für Meinungen und kreative Ideen. Unsere Organisation ist von flachen Hierarchien und kurzen
Entscheidungswegen geprägt.
Gute Entwicklungs- und Karriereperspektiven
Sie profitieren von vielfältigen Fort- und Weiterbildungsangeboten und individuellen
Personalentwicklungsmöglichkeiten.
Urlaub
Wir gewähren Ihnen 30 Tage bezahlten Erholungsurlaub (bei einer Teilzeitbeschäftigung wird
der Urlaubsanspruch entsprechend der tariflichen/gesetzlichen Vorgaben gewährt) und bieten
Ihnen zusätzlich die Möglichkeiten von Sonder- und Bildungsurlaub.
Jobticket
Sie erhalten bei uns einen Arbeitgeberzuschuss zu einem ÖPNV-Ticket.
Interessenvertretungen
Ihre Interessen werden bei uns von den Personalräten, der Schwerbehindertenvertretung und
der Gleichstellungsbeauftragten vertreten.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Senden Sie Ihre Unterlagen (Motivationsschreiben,
Lebenslauf, Ausbildungsnachweis, Arbeitszeugnisse etc.) bis zum
08.04.2024
in einer zusammengefassten PDF-Datei unter Angabe der Kennziffer 22/2024 an
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen weiterhin den auf der
Homepage des DAI unter https://www.dainst.org/karriere/bewerben-am-dai (Formularcenter)
eingestellten Bewerbungsbogen „Verwaltung“ ausgefüllt sowie eine Einverständniserklärung
zur Einsicht in Ihre Personalakte, sofern Sie bereits im öffentlichen Dienst tätig sind, bei.
Haben Sie noch Fragen zu unserem Stellenangebot?
Dann kontaktieren Sie uns für weitere Auskünfte! Schreiben Sie eine E-Mail an
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder rufen Sie Frau Hornung unter 030/187711-262 an.
Weitere Hinweise:
Bewerber*innen (m/w/d) mit Schwerbehinderung oder diesen gleichgestellte Personen werden
bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt.
Das DAI gewährleistet gemäß BGleiG die berufliche Gleichstellung unabhängig vom
Geschlecht und unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, indem flexible
Arbeitszeiten gelebt und Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten realisiert
werden.
Vielfalt ist einer unserer zentralen Organisationswerte. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen
unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung,
Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten mit
größter Sorgfalt und Diskretion. Unsere Datenschutzinformation finden Sie auf unserer
Webseite unter www.dainst.org/datenschutz. Diese informiert Sie gemäß Art. 13 DSGVO über
den Umfang und die Art und Weise der Verarbeitung sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte
Das DAI sucht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich durch eine hohe Flexibilität,
Belastbarkeit und gute Kommunikationsfähigkeit auszeichnen, und die Freude an der
eigenverantwortlichen Bearbeitung und dem Umgang mit Zahlen haben. Auf eine ausgeprägte
Dienstleistungsorientierung, Teamfähigkeit sowie eine engagierte Arbeitsweise legen wir
einen besonders hohen Wert.
Das Deutsche Archäologische Institut (DAI) ist eine weltweit führende Forschungseinrichtung
im Bereich der Archäologie und Altertumswissenschaften. Es ist dem Auswärtigen Amt, einer
obersten Bundesbehörde, nachgeordnet und leistet an seinen insgesamt 20 Standorten
europa- und weltweit einen wichtigen Beitrag zum Schutz und Erhalt sowie zur Vermittlung von
kulturellem Erbe. Sie finden uns im Internet unter http://www.dainst.org.
Zur Unterstützung unseres Verwaltungsteams für die Zentrale Hauptverwaltung in Berlin
(Arbeitsbereiche Personal, Haushalt und Innerer Dienst) sowie für die örtlichen
Verwaltungsleitungen in Berlin und Bonn suchen wir kurzfristig
mehrere Bürosachbearbeiter*innen (m/w/d)
(Kennziffer 22/2024)
in Voll- oder Teilzeit als Tarifbeschäftigte*r im Rahmen eines unbefristeten Beschäftigungs-
verhältnisses. Das Entgelt richtet sich in Abhängigkeit von den persönlichen Voraussetzungen
und des Aufgabenbereichs von Entgeltgruppe 6 bis Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund. Bei
Tarifbeschäftigten des Bundes ist zunächst eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung zum
DAI vorgesehen.
Unsere Verwaltung verfügt über vielfältige, verantwortungs- und anspruchsvolle
Arbeitsbereiche.
Bürosachbearbeitung im Personalbereich:
• Mitwirkung bei der Personalgewinnung durch Bearbeitung von standardisierten
Stellenausschreibungsverfahren
• unterstützende Mitarbeit in der Personalverwaltung von der Einstellung bis zum
Ruhestand/Renteneintritt für Beamt*innen und Tarifbeschäftigte einschließlich der
erforderlichen Datenerfassung und -Pflege in EPOS (perspektivisch PVS+)
• Mitwirkung bei der Erstellung von Statistiken
• Unterstützende Mitarbeit im Fortbildungsmanagement
Bürosachbearbeitung im Inneren Dienst:
• Unterstützung bei Beschaffungs- und Vergabeangelegenheiten
• Zahlungsverkehr und Buchführung sowie Rechnungsprüfung, Bearbeitung von
zahlungsbegründenden Unterlagen
• Datenpflege und Mitarbeit bei Inventarisierung und Inventur
Bürosachbearbeitung im Referat Finanzen (Haushalt/ Fördermittel):
• Zahlungsverkehr und Buchführung: Erstellen von Kassenanordnungen mittels SAP
• Einnahmebuchhaltung im HKR-Verfahren, Forderungsmanagement
• Rechnungsprüfung, Bearbeitung von zahlungsbegründenden Unterlagen
• Bearbeitung von Betriebsmittel-, Projekt- und Grabungsabrechnungen
• Abgleich von Konten (HKR/SAP/Betriebsmittel)
• Prüfen von Monatsabrechnungen
• Führen/Pflege/Erstellen und Auswerten von Statistiken und Datenbanken
• Bearbeitung von Fördermittelangelegenheiten, insbesondere Antragsverwaltung,
Anlage und Archivierung von Projekten, Budgetüberwachung der einzelnen Projekte,
Mittelanforderungen, Mithilfe bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen
Bürosachbearbeitung in der örtlichen Verwaltung der Abteilungen Orient und Eurasien
in Berlin:
• Unterstützung der örtlichen Verwaltungsleitung bei der Erledigung allgemeiner
Verwaltungsaufgaben für die Orient- und die Eurasien-Abteilung sowie der
dazugehörenden Außenstellen, insbes.:
• Zahlungsverkehr und Rechnungsprüfung, Bearbeitung von zahlungsbegründenden
Unterlagen
• Überwachung der Inventarisierung der Außenstellen
• Datenpflege in elektronischer Zeiterfassung Interflex
Bürosachbearbeitung in der örtlichen Verwaltung der Kommission für Archäologie
Außereuropäischer Kulturen (KAAK) in Bonn:
• Unterstützung der örtlichen Verwaltungsleitung bei der Erledigung allgemeiner
Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung bei Beschaffungs- und Vergabeangelegenheiten
• Datenpflege in elektronischer Zeiterfassung
• Datenpflege und Mitarbeit bei Inventarisierung und Inventur
• Buchungen Bahn / Flug über Travel Management Bund-OBE
• Betreuung der Pforte, Telefonzentrale einschließlich Poststelle
• Kleinere Hausmeistertätigkeiten
Die Beschreibung der Aufgabengebiete ist nicht abschließend und kann aufgrund von
Veränderungen der dienstlichen Erfordernisse angepasst werden.
Anforderungsprofil
Vorausgesetzt werden:
• die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst in der allgemeinen
Verwaltung oder eine abgeschlossene Berufsausbildung als
Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung
Bürokaufmann/-frau, Fachangestellte*r oder Kauffmann/-frau für Büromanagement)
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedsstaates der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Bewerbung für KAAK)
Erwünscht sind:
• sicherer Umgang mit den Anwendungen des Microsoft Office-Pakets
• SAP-Anwendungskenntnisse
Sie bringen das Interesse für eine Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft und
Verwaltung mit einem internationalen Umfeld in einer kulturwissenschaftlich geprägten
Forschungsinstitution mit. Sie arbeiten zuverlässig, fachlich fundiert, lösungs- und
dienstleistungsorientiert und haben ein sicheres und freundliches Auftreten.
Von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des DAI wird eine ausgeprägte Antidiskriminierungs-
und Gleichstellungsorientierung erwartet. Sie besitzen daher interkulturelle Kompetenz und
verstehen es, mit Menschen unterschiedlicher Sprache und Herkunft zu kommunizieren und
zu interagieren.
Mit Ihrer Bewerbung setzen wir Ihre Bereitschaft voraus, sich in neue IT-Fachanwendungen
einzuarbeiten und Fortbildungen wahrzunehmen.
Ihre Vorteile:
Kulturnahe und abwechslungsreiche Aufgaben
Sie arbeiten in einer national wie international hoch angesehenen Forschungseinrichtung, die
die weltweite Forschung und Nachwuchsförderung, den Schutz von kulturellem Erbe sowie die
kulturelle Verständigung und Zusammenarbeit zum Ziel hat. Die Zentrale Hauptverwaltung
unterstützt die wissenschaftliche Arbeit durch vielfältige Aufgaben in den Bereichen Finanzen,
Personal, Organisation und Innerer Dienst. Bei Interesse und fachlicher Eignung bieten wir
Ihnen an, Sie während Ihrer mehrjährigen Beschäftigungszeit bei uns auch in anderen
Aufgabenbereichen, wie zum Beispiel an einer Zweiganstalt im Inland oder Ausland,
einzusetzen.
Arbeitsplatzsicherheit
Ihr Beschäftigungsverhältnis ist bei uns sicher, auch in Krisenzeiten.
Flexibles und familienfreundliches Umfeld
Wir sind ein familienfreundlicher Arbeitgeber und ermöglichen ein zeit- und ortsflexibles
Arbeiten (Teilzeit-/Gleitzeit-/Mobilarbeit). In diesem Zusammenhang bieten wir Ihnen z.B. eine
Rahmenarbeitszeit von 06.00 Uhr bis 22.00 Uhr, Stundenausgleich durch Gleittage an. Zur
besseren Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf stellen wir unseren Beschäftigten
kostenlos einen Familienservice zur Verfügung, der Beratungs- und Vermittlungsleistungen
erbringt.
Motivierendes Arbeitsumfeld
Wir arbeiten respekt- und vertrauensvoll zusammen, fördern Eigeninitiative und geben Raum
für Meinungen und kreative Ideen. Unsere Organisation ist von flachen Hierarchien und kurzen
Entscheidungswegen geprägt.
Gute Entwicklungs- und Karriereperspektiven
Sie profitieren von vielfältigen Fort- und Weiterbildungsangeboten und individuellen
Personalentwicklungsmöglichkeiten.
Urlaub
Wir gewähren Ihnen 30 Tage bezahlten Erholungsurlaub (bei einer Teilzeitbeschäftigung wird
der Urlaubsanspruch entsprechend der tariflichen/gesetzlichen Vorgaben gewährt) und bieten
Ihnen zusätzlich die Möglichkeiten von Sonder- und Bildungsurlaub.
Jobticket
Sie erhalten bei uns einen Arbeitgeberzuschuss zu einem ÖPNV-Ticket.
Interessenvertretungen
Ihre Interessen werden bei uns von den Personalräten, der Schwerbehindertenvertretung und
der Gleichstellungsbeauftragten vertreten.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Senden Sie Ihre Unterlagen (Motivationsschreiben,
Lebenslauf, Ausbildungsnachweis, Arbeitszeugnisse etc.) bis zum
08.04.2024
in einer zusammengefassten PDF-Datei unter Angabe der Kennziffer 22/2024 an
Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen weiterhin den auf der
Homepage des DAI unter https://www.dainst.org/karriere/bewerben-am-dai (Formularcenter)
eingestellten Bewerbungsbogen „Verwaltung“ ausgefüllt sowie eine Einverständniserklärung
zur Einsicht in Ihre Personalakte, sofern Sie bereits im öffentlichen Dienst tätig sind, bei.
Haben Sie noch Fragen zu unserem Stellenangebot?
Dann kontaktieren Sie uns für weitere Auskünfte! Schreiben Sie eine E-Mail an
Weitere Hinweise:
Bewerber*innen (m/w/d) mit Schwerbehinderung oder diesen gleichgestellte Personen werden
bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt.
Das DAI gewährleistet gemäß BGleiG die berufliche Gleichstellung unabhängig vom
Geschlecht und unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, indem flexible
Arbeitszeiten gelebt und Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten realisiert
werden.
Vielfalt ist einer unserer zentralen Organisationswerte. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen
unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung,
Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten mit
größter Sorgfalt und Diskretion. Unsere Datenschutzinformation finden Sie auf unserer
Webseite unter www.dainst.org/datenschutz. Diese informiert Sie gemäß Art. 13 DSGVO über
den Umfang und die Art und Weise der Verarbeitung sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte
Das DAI sucht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich durch eine hohe Flexibilität,
Belastbarkeit und gute Kommunikationsfähigkeit auszeichnen, und die Freude an der
eigenverantwortlichen Bearbeitung und dem Umgang mit Zahlen haben. Auf eine ausgeprägte
Dienstleistungsorientierung, Teamfähigkeit sowie eine engagierte Arbeitsweise legen wir
einen besonders hohen Wert.